Montage des stands

Consultez le plan des stands (prochainement disponible)

Les exposants doivent impérativement monter leur stand aux dates et horaires suivants :
Jeudi 15 mars de 9h00 à 19h00
Vendredi 16 mars de 08h00 à 11h00
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous indiquer le jour et l’heure approximative de votre arrivée. Nos techniciens seront sur place pour vous accueillir et vous assister lors de votre installation, ils seront joignables au 04 92 42 02 15.
Le démontage est prévu le dimanche 18 mars à partir de 19h. L’exposant devra se conformer à ces horaires.
L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pendant les heures d’installation et de déménagement. Le Palais des Congrès de Grasse se réserve le droit de faire enlever ou modifier toute installation non conforme, qui présenterait un danger quelconque, ou qui gênerait les stands, voisins ou visiteurs.

Accès livraison / Stationnement

Le Palais des Congrès est accessible depuis la sortie de la Pénétrante Cannes-Grasse en suivant l’itinéraire « Centre-Ville - Palais des Congrès ». Pour visualiser l’itinéraire, consultez l'onglet "Nous Situer".
L’accès livraison est prévu par le parking Est attenant au Palais des Congrès (Montée du Casino). Cet accès est UNIQUEMENT prévu pour la livraison de votre marchandise, il est absolument INTERDIT d’y stationner pendant l’installation de votre stand (uniquement pour le déchargement du matériel).
Dès votre arrivée, veuillez retirer votre badge à l’accueil du Palais des Congrès, nous vous remettrons alors un pass de stationnement valable du jeudi au dimanche (1 véhicule par stand) et vous dirigerons vers le parking supérieur du Cours Honoré Cresp (face au Palais des Congrès). Afin d’éditer le pass, veuillez nous communiquer au préalable le numéro d’immatriculation de votre véhicule.
Pour visualiser le plan d’accès : cliquez ici

Badges

Nous vous rappelons que toutes les personnes présentes sur votre stand (dans la limite de 3 personnes) doivent être badgées. Merci de nous communiquer les noms et fonctions des personnes concernées avant le 7 mars.

Ouverture des stands

Les conférences professionnelles se déroulent vendredi de 13h30 à 18h30, samedi de 8h30 à 19h00 et dimanche de 08h30 à 16h30.
L’ouverture des stands au grand public est prévue :
Vendredi de 14h00 à 19h00
Samedi de 10h00 à 19h00
Dimanche de 10h00 à 19h00
Nous vous demandons de bien vouloir être présents sur votre stand aux horaires d’ouverture (horaires professionnels et grand public confondus)

NOCTURNE le samedi soir à partir de 19h30 lors du cocktail dînatoire, les exposants devront garder leur stand ouvert pendant la durée du cocktail (public professionnel uniquement)

Equipement du stand

Le module de stand (h. 2.5m) est fourni avec l’équipement suivant :
• structure de stand (ossature alu, cloisons mélaminé d’un mètre de large – selon module réservé : 6m² : 3m x 2m / 9m² : 3m x 3m)
• moquette au sol,
• 1 enseigne de stand recto-verso type drapeau,
• éclairage du stand,
• 1 prise de courant 500w, consommations incluses,
• mobilier de base (1 table, 2 chaises),
• 1 composition florale
• nettoyage quotidien du stand

L’équipe technique du Palais se tient toutefois à votre disposition pour toute demande de table, chaise, prise… supplémentaire dans la limite de nos stocks. Nous vous invitons à nous informer de vos desiderata à l’avance afin de vous servir au mieux.
En revanche, pour toute demande particulière de mobilier, nous vous demandons de bien vouloir vous adresser à un prestataire de service extérieur. Nous pouvons vous communiquer des contacts de prestataires avec qui nous travaillons habituellement.

Restauration sur place

Nous proposons un service traiteur pour le déjeuner de samedi et dimanche, un serveur passera prendre commande sur les stands dans la matinée et livrera dans votre stand le plateau-repas commandé.
Plateau-repas : 16,50 € HT incluant une entrée, un plat chaud, un dessert - 1/2 eau.
La commande et le paiement de ce service se feront directement auprès du traiteur.

Nocturne & Cocktail Dînatoire

Vous êtes cordialement invités à assister au cocktail dînatoire du samedi soir à partir de 19h30 au Palais des Congrès.
Pendant la nocturne, les stands devront rester ouverts pour poursuivre les rencontres avec les conférenciers et congressistes (salon fermé au grand public le soir du cocktail)

Règlement Intérieur

Le 14ème Symposium International d’Aromathérapie et Plantes Médicinales est organisé par la Ville de Grasse dont le siège est situé : « Place du Petit Puy - BP 12069 - 06131 Grasse cedex / Téléphone : 04 92 42 02 15  »

OBJET
Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles le Service Evénementiel de la Ville de Grasse organise et fait fonctionner cette manifestation. Il précise les obligations et les droits respectifs de l’exposant et de l’organisateur. L’exposant s’engage formellement à respecter le présent règlement. En outre, il s’engage à prendre connaissance et à accepter sans réserve les prescriptions éditées dans le dossier technique qui lui est communiqué, notamment en matière de sécurité lors de l’inscription

LIEU ET DATES DU SALON
Il se tiendra au Palais des Congrès de Grasse, les 16, 17 & 18 mars 2012. S’il en était de l’intérêt de l’organisateur, les dates pourraient être modifiées sans que l’exposant puisse s’y opposer ou réclamer une quelconque indemnité. En cas d’impossibilité de disposer des locaux prévus pour la tenue de la manifestation à Grasse, en cas de force majeure, l’organisateur après en avoir avisé l’exposant et sans que les conditions de sa demande d’admission ne soient modifiées notamment quant à son montant, aura la faculté de l’organiser dans des locaux similaires. A défaut, l’organisateur pourra annuler purement et simplement la manifestation après en avoir également avisé l’exposant et  en ce cas, sa présente demande d’admission se trouvera résiliée de plein droit et ce, sans indemnité pour l’exposant.

ADMISSION
Sont admis à participer en qualité d’exposants les organismes officiels et privés, les entreprises commerciales, les associations ayant une activité commerciale ou non dans le domaine des huiles essentielles, des plantes médicinales et activités associées. Peuvent être exposés les produits et services intéressant directement ou indirectement les professionnels de l’aromathérapie.

INSCRIPTION
Pour être valables, les inscriptions doivent être établies au moyen de la demande d’admission officielle. Elles doivent être dûment remplies, tamponnées et signées par l’exposant ou par le président de l’association présentant la demande ou par les administrateurs, gérants ou associés ayant la signature sociale en cas de demande présentée par une société. La demande d’admission sera adressée à la ville de Grasse - service événementiel.
Les demandes ne seront prises en considération que dans la mesure où des emplacements resteraient encore disponibles. Seules les demandes accompagnées du paiement des arrhes seront acceptées. Toute demande d’adhésion doit être obligatoirement accompagnée d’un chèque à l’ordre du Trésor Public ou d'un virement bancaire (cf. coordonnées bancaires dans le dossier d'inscription). Toute demande même accompagnée d’un chèque d’arrhes ne vaut pas pour acceptation d'inscription.

La ville de Grasse a toute compétence pour accepter ou refuser une demande d’adhésion ainsi que pour déterminer l’emplacement et la taille des modules. L’admission à une manifestation n’implique pas la participation aux manifestations suivantes. Le refus d’admission ne pourra donner lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le remboursement des acomptes versés. L’envoi de la facture à l’exposant candidat après réception et acceptation de la demande d’adhésion vaut confirmation définitive de l’inscription. La facture établit le contrat de location d’un stand sous réserve du respect par l’exposant des modalités de règlement du solde. La demande d’adhésion à la manifestation est définitive et irrévocable. En cas de désistement à quelque date que ce soit, sauf en cas de force majeure, le signataire de la demande d’adhésion demeure redevable de l’intégralité du montant de sa participation et toute facture y afférant.

REGLEMENT
Le montant de la participation dû dès la signature de la demande d’adhésion devra être payé suivant les modalités de règlement stipulées ci-dessous. A défaut du règlement du  solde à l’échéance convenue, la présente demande d’adhésion sera résiliée de plein droit et son signataire n’en demeurera pas moins débiteur envers le Trésor Public du dit solde.
Le règlement des arrhes des droits de participation est exigible à la réservation (non remboursable). Il est payable net et sans escompte. Le solde de la facture (non remboursable) est dû au 17 février 2012 au plus tard. Pour les stands loués tardivement (après le 17 février 2012), le paiement intégral de la facture est exigible immédiatement. Tout exposant est tenu de payer le montant total de ses droits de participation, qu’il renonce à participer au salon ou qu’il ne puisse occuper l’emplacement qui lui a été attribué. Faute d’avoir effectué la totalité de son règlement  à la date indiquée, l’exposant pourra sans autre avis être considéré comme ayant renoncé à exposer, le montant total de la facture est exigible à titre d’indemnité même en cas de relocation de l’emplacement à un autre exposant.

Le module de stand comprend :
• Le droit d’inscription
• L’aménagement du stand : cloisons en mélaminé, 1 table et 2 chaises, éclairage du stand.
• L’alimentation électrique
• Une enseigne au nom de la société exposante
• Le nettoyage du stand
• L’assurance vol, dégâts des eaux et incendie (la couverture s’étend uniquement aux matériels et objets inclus dans la location). L’exposant doit obligatoirement être couvert par une police d’assurance responsabilité civile individuelle et nous adresser une copie de sa police d’assurance au moment de la réservation.

EMPLACEMENT
La ville de Grasse assure la répartition de emplacements et reste seule juge de l’affectation des stands. Il est expressément interdit de céder, sous-louer ou d’échanger à titre gratuit ou onéreux tout ou partie de l’emplacement attribué.

REGLES COMMERCIALES
L’exposant s’engage à
- ne présenter que les fabrications et services pour lesquels il a été admis,
- ne présenter que des produits ou services conformes à la réglementation le concernant,
- à ne procéder à aucune publicité susceptible d’induire en erreur,  ni de constituer une concurrence déloyale,
- à respecter les pratiques du commerce notamment concernant l’affichage et la communication des prix.

TENUE DES STANDS
La tenue des stands doit être impeccable. Le stand devra être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture par une personne compétente.
L’exposant s’engage à ne pas démonter son stand avant la fin de la manifestation (18 mars - 19h00).
Toute personne employée sur un stand devra être correctement habillée, toujours courtoise et d’une parfaite tenue.
L’exposant se doit d’assurer la surveillance de son stand ainsi que de ses marchandises pendant la durée de la manifestation. L’exposant ainsi que ses préposés s’engagent à utiliser le stand mis à disposition dans le respect de l’ordre public, de l’hygiène et des bonnes mœurs et à respecter les règles de sécurité.

FOURNISSEURS ET PRESTATAIRES
Afin de garantir aux exposants la qualité de leur investissement, tous les professionnels et les prestataires doivent acquitter un droit de participation au salon en louant un stand.
Les exposants s’engagent formellement à ne faire entrer dans l’enceinte du salon que les membres de leur personnel (ou des marques accréditées).

ASSURANCES
La Ville de Grasse est responsable civilement en sa qualité d’organisateur des manifestations dont il assure la réalisation : cette responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers aux visiteurs ou exposants. Le Service Evénementiel de la Ville de Grasse répond de sa responsabilité civile en sa qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant à l’exposition, ainsi que pour l’exploitation des entreprises et activités qu’il gère directement. Il en est de même pour toutes les entreprises extérieures.
L’exposant répond de tous les dommages causés à autrui par lui-même, soit par son personnel ou ses installations.
L’exposant est assuré par les organisateurs contre le vol, les dégâts des eaux et l’incendie, la couverture s’étend uniquement aux  matériels et objets inclus dans la location.

L’exposant est tenu de souscrire une assurance garantissant leurs biens et leur responsabilité civile. Une copie de la police d’assurance sera adressée lors de la réservation du stand.

La ville de Grasse se réserve le droit de faire enlever ou modifier toute installation non conforme, qui présenterait un danger quelconque, ou qui gênerait les stands voisins ou les visiteurs.

MONTAGE ET DEMONTAGE / AMENAGEMENT DES STANDS
Les dates de montage des stands sont le 15 mars 2012 de 9h00 à 19h00 et le 16 mars 2012 de 08h00 à 11h00 et de démontage le 18 mars 2012 à partir de 19h00. L’exposant devra se conformer aux horaires. L’évacuation des stands devra être faite par les soins des exposants dans les délais impartis. Passés les délais, la violation de cet engagement donne aux organisateurs le droit de prendre aux frais et risques de l’exposant toutes les mesures qu’ils pourraient juger utiles.
L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pendant les heures d’installation et de déménagement.
Toutes les installations des stands doivent être conformes au règlement de sécurité contre les incendies et de panique dans les établissements recevant du public, et satisfaire aux obligations de la législation en vigueur. La ville de Grasse se réserve le droit de faire enlever ou modifier toute installation non conforme, qui présenterait un danger quelconque, ou qui gênerait les stands voisins ou les visiteurs.

HORAIRES D'OUVERTURE / ANIMATION DES STANDS
Les stands doivent être ouverts sans interruption pendant la durée intégrale du salon à savoir :
Vendredi 16 mars 2012 de 13h00 à 19h00 / Samedi 17 mars 2012 de 08h30 à 22H00 / Dimanche 18 mars 2012 de 08h30 à 19h00
Le samedi 17 mars, le salon sera ouvert en nocturne aux participants inscrits au congrès et ce, dans le cadre d’un cocktail dinatoire (fermeture au grand public à partir de 19h30).

DEGRADATIONS / ETAT DES LIEUX
Toutes dégradations causées aux bâtiments, aux installations, aux sols, au mobilier et objets fournis seront évalués par la ville de Grasse et mises à la charge de l’exposant responsable desdites dégradations (les exposants sont responsables pour eux-mêmes et pour les entreprises travaillant pour leur compte).

APPLICATION DU REGLEMENT
La ville de Grasse se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d’apporter à celui-ci toutes modifications ou adjonctions nécessaires qui deviennent immédiatement exécutoires. Les circulaires envoyées aux exposants ultérieurement font partie intégrante du présent règlement.

LITIGES
En signant leur demande d’adhésion, les exposants déclarent accepter sans réserve les clauses du présent règlement dont seul le texte en langue française fait loi. En cas de contestation entre les exposants et l’administration, et à défaut de règlement amiable, les litiges seront portés devant les tribunaux compétents du département des Alpes-Maritimes.